« Terug naar het overzicht

VPRA Nieuws 07-12-2015

VPRA scrumsessie – ik scrum, jij scrumt, wij scrummen

Op 24 november vond de scrumsessie plaats met niemand minder dan Betteke van Ruler. Ditmaal was Industrie Park Kleefse Waard (IPKW) in Arnhem het podium voor de twee uur durende kennismaking met scrum.

Scrum komt van oorsprong uit de softwareontwikkeling en is bedoeld om op een flexibele manier producten te maken. In multidisciplinaire teams worden met korte sprints (van maximaal vier weken) activiteiten opgeleverd, waarbij er continu wordt bijgestuurd en overlegd.

Betteke heeft met De Reflectieve Communicatie Scrum TM een alternatief ontwikkeld voor het traditionele communicatieplan. Met deze flexibele communicatiemethode evalueer je regelmatig en stel je doelen gaandeweg bij. Een methode die een compleet andere kijk vraagt op de uitvoering van communicatieprojecten. “Want wat heb je nog aan een plan als de realiteit je voortdurend inhaalt?”, aldus Betteke tijdens de sessie. 

Scrum is een vorm van agile management: het draait om mensen, samenwerking en creativiteit. Resultaat gedreven werken, met korte iteraties en reflectie om steeds te kijken of iedereen nog doet wat nodig is. 

De kern van de scrummethode is in zeven punten samen te vatten: 

1.  Evaluatie vindt plaats tijdens het hele proces. Evaluatie is niet alleen bedoeld om te kijken of je op de goede weg bent (goal-‐oriented) maar ook om naar de dynamiek in de omgeving te kijken en het onverwachte te zien (goal-‐free). De reflecties op de evaluaties vormen samen met persoonlijke reflecties op de gang van zaken en de situatie de input voor de volgende stap. 

2. In de intakefase wordt niet een kwantitatieve doelstelling geformuleerd zoals in het traditionele communicatieplan maar een richtinggevende ambitie, die in goed overleg met de opdrachtgever tot stand komt en is gebaseerd op de opdracht en de analyses van de situatie.

3. De interventies worden uitgevoerd in een of meer sprints die zijn afgebakend in tijd, bijvoorbeeld drie weken, in een multidisciplinair team dat met elkaar de stappen bepaalt. Op basis van de intake wordt het vastgesteld hoe de eerste sprint eruit gaat zien (de planning). Dat wil zeggen: budget, team, met wie samengewerkt zal worden (allianties), de keuze in concept & strategie, en het repertoire aan mogelijke interventies. Tijdens een sprint wordt (een deel van) het repertoire ingezet. Er wordt gewerkt met ‘light’ acties, die gemakkelijk bij te stellen zijn. 

4. Tijdens de sprint wordt gereflecteerd op de voortgang in de vorm van zgn. scrums, korte (stand-up) meetings waaraan alle direct betrokkenen meedoen. Deze vinden op afgesproken momenten plaats, bijv. tweemaal per week. Tijdens de scrums zijn zowel de formele monitors van het tracking onderzoek als informele ervaringen van aanwezigen input in het overleg. Iedereen heeft in de scrum evenveel ruimte tot inbreng en volgende stappen worden in overleg besloten. 

5. Na iedere sprint is er een validatiemeeting waarin het team samenkomt met de opdrachtgever en desgewenst andere betrokkenen. Daarin wordt terug gekeken op de aanpak tijdens de afgelopen sprint en wordt besproken of en zo ja, hoe men verder wil gaan. In deze meeting worden zowel de planning als desgewenst ook de Intake ter discussie gesteld. Alle betrokkenen committeren zich aan de afronding of bijstelling. Als besloten wordt tot een volgende sprint, wordt deze bijeenkomst gevolgd door de samenstelling van een nieuwe planning. 

6. De opdrachtgever wordt meegenomen in de ontwikkelingen van het project in de intake- en de validatiemeetings, en er wordt zoveel mogelijk samengewerkt met andere afdelingen en netwerken voor een optimaal resultaat. 

7. Het project wordt afgesloten als alle partijen van mening zijn dat de (bijgestelde) ambitie voldoende is gehaald en de ‘outcome’ bevredigend is (Bron: http://dncp.nl/wp-content/uploads/2013/04/Reflectieve-Communicatie-Scrum-korte-weergave-met-uitleg.pdf).

Om goed voorbereid naar de sessie te komen, hadden alle deelnemers vooraf het boek met de scrumtheorie ontvangen. Tijdens de sessie gingen we in groepen aan de slag met een VPRA-casus om scrum toe te passen. Op grote flap-over vellen vergezeld met heel veel post-its bedachten we een event voor in 2016, omdat we nu rond de 65 leden hebben. Elke groep bedacht zo creatief mogelijke ideeën voor een event, wat er nodig was om van het event een succes te maken en bepaalde wat er als eerste nodig was. Vervolgens ging Betteke in gesprek met de projecteigenaren om de case te bespreken. Tot slot vroeg Betteke alle deelnemers een inzicht te delen dat je had opgedaan over scrum.

Na afloop waren we te gast bij VPRA-lid Funke voor een borrel, dat voor deze gelegenheid de sessie had gehost en gevestigd is op IPKW. “Er zijn wel kanttekeningen bij de uitvoering van scrum, want naast dat het voor de bureaus een behoorlijke omslag is, moet je opdrachtgever het ook echt willen. Het was een leerzame sessie, bleek uit de reacties van diverse deelnemers”, aldus Marjolein Tijdink, lid van de VPRA-evenementencommissie en werkzaam bij Wisse Kommunikatie.

[sharethis]

Activiteiten

  • 01-11-2017

    Train je adviesvaardigheden (20 september, 11 oktober en 1 november) - volgeboekt!

    Lees meer